Automatyzacje AI dla hoteli
Recepcja hotelu odpowiada dziennie na dziesiątki tych samych pytań i przepisuje dane między systemami.
Budujemy agentów AI, którzy robią to w tle, a człowiek tylko zatwierdza wyjątki.
odpowiedź po 2 minutach
gotowa w godzinę
bez przepisywania
codziennie o 7:00
Dlaczego dla hotelu to ważne
Większość pracy biurowej w hotelu jest powtarzalna, a AI robi ją w sekundy
Zapytanie o wolne terminy, oferta dla grupy, potwierdzenie rezerwacji, przypomnienie o zaliczce, raport obłożenia dla właściciela. Każde z tych zadań zajmuje kilka minut, a łącznie w miesiącu setki godzin. Agenci AI podłączeni do poczty, PMS i kalendarza wykonują je automatycznie, według reguł hotelu, a pracownik widzi gotowy efekt i reaguje tylko tam, gdzie decyzja wymaga człowieka.
- 1
Odpowiedzi na maile i wiadomości
Przykład: gość pyta mailem o pokój z widokiem na jezioro na długi weekend. Agent sprawdza dostępność w PMS, przygotowuje odpowiedź z ceną i linkiem do rezerwacji w języku gościa i wysyła ją w 2 minuty, także w nocy. Trudne przypadki trafiają do recepcji z gotowym szkicem.
Gość z Niemiec23:47
Zimmer mit Seeblick am langen Wochenende?
Agent AI
- Sprawdzam dostępność w PMS
- Cena: 3 noce, 1 290 zł
- Odpowiedź po niemiecku z linkiem do rezerwacji
Wysłano po 2 min
- 2
Oferty grupowe i konferencyjne
Przykład: firma prosi o ofertę na szkolenie dla 40 osób z noclegiem. Agent zbiera brakujące dane, sprawdza sale i pokoje, składa ofertę z szablonu hotelu i przekazuje ją do akceptacji handlowcowi. Czas odpowiedzi spada z dwóch dni do godziny.
RFP
Szkolenie dla 40 osób, 2 dni, z noclegiem
- Zebrane brakujące dane: termin i catering
- Sala „Jezioro” na 50 osób wolna
- 20 pokoi dostępnych
- Oferta z szablonu hotelu (PDF)
Do akceptacji handlowca 2 dni2 godziny - 3
Przepływ danych między systemami
Przykład: rezerwacje z portali, faktury, meldunki i raporty przepisywane ręcznie między PMS, księgowością i arkuszami. Agent przenosi dane automatycznie, sprawdza zgodność i co rano wysyła właścicielowi krótkie podsumowanie: obłożenie, przychód, anulacje.
PortalePMSKsięgowośćArkuszeRaport na 7:00
- Obłożenie
- 82%
- Przychód wczoraj
- 24 300 zł
- Nowe rezerwacje
- 17
Przykład
Hotel 80 pokoi z centrum konferencyjnym, 3 miesiące po wdrożeniu
Przed
- Recepcja odpowiada na maile średnio po 9 godzinach, w weekendy dłużej
- Handlowiec ręcznie składa każdą ofertę grupową, kilkanaście tygodniowo
- Raporty dla właściciela przygotowywane w arkuszu raz w tygodniu
Po
- Odpowiedzi na typowe zapytania w kilka minut, całą dobę, w 5 językach
- Oferty grupowe generowane automatycznie, handlowiec tylko zatwierdza i negocjuje
- Około 120 godzin pracy biurowej miesięcznie mniej, codzienny raport rano w skrzynce
Czas do odpowiedzi 9 h 2 min
- 1Mail czeka w skrzynce Recepcja Agent AI 7 h 50 min 30 s
- 2Sprawdzenie dostępności w PMS Recepcja Agent AI 15 min 5 s
- 3Wycena i warunki Recepcja Agent AI 20 min 10 s
- 4Odpowiedź w języku gościa Recepcja Agent AI 15 min 1 min
- 5Wpis do PMS i arkusza Biuro Agent AI 10 min 15 s
-
120 h
mniej pracy biurowej miesięcznie
-
24/7
odpowiedzi w 5 językach
-
1 klik
handlowiec zatwierdza ofertę grupową
-
7:00
codzienny raport dla właściciela
Liczby są orientacyjne i zależą od hotelu, systemów i zakresu wdrożenia. Konkretną prognozę przygotowujemy po audycie procesów.
Zakres
Co dokładnie robimy
- 1
Audyt procesów
Spędzamy czas z recepcją i biurem, spisujemy powtarzalne zadania i mierzymy, ile trwają. Wybieramy te, które dadzą największą oszczędność przy najmniejszym ryzyku.
- 2
Budowa agentów
Podłączamy AI do poczty, PMS, channel managera, kalendarza i arkuszy. Każdy agent działa według reguł hotelu, ma jasne granice i tryb „do zatwierdzenia” tam, gdzie tego chcesz.
- 3
Nadzór i rozwój
Każde działanie jest zapisane w logu. Co miesiąc dostajesz raport: ile zadań wykonano, ile czasu zaoszczędzono, co warto zautomatyzować dalej.
Efekty
Co zyskuje hotel
-
Szybsze odpowiedzi dla gości i firm, więcej wygranych ofert
-
Setki godzin pracy biurowej miesięcznie odzyskane dla obsługi gościa
-
Pełna kontrola: logi, zatwierdzanie i możliwość wyłączenia agenta w każdej chwili
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy AI będzie odpowiadać gościom bez kontroli człowieka?
Nie musi. Dla każdego typu zadania ustalasz, czy agent działa samodzielnie, czy przygotowuje szkic do zatwierdzenia. Zwykle zaczynamy od trybu zatwierdzania i rozszerzamy zakres, gdy zespół nabierze zaufania.
Z jakimi systemami hotelowymi się łączycie?
Z pocztą (Google Workspace, Microsoft 365), popularnymi PMS i channel managerami, kalendarzami, arkuszami i systemami księgowymi. Jeśli system ma API albo eksport danych, zwykle da się go podłączyć.
Co z danymi gości i RODO?
Dane pozostają w systemach hotelu, a agenci mają dostęp tylko do tego, co jest potrzebne do zadania. Podpisujemy umowę powierzenia i dokumentujemy przepływ danych.
Ile trwa wdrożenie?
Pierwszy agent, najczęściej odpowiedzi na maile, działa po 2 do 4 tygodni od audytu. Kolejne dokładamy co kilka tygodni.
Czy to zastępuje AI Concierge z aplikacji hotelspot?
Nie, uzupełnia go. AI Concierge rozmawia z gościem w aplikacji podczas pobytu, a automatyzacje pracują w biurze i recepcji: przed przyjazdem, w trakcie i po wyjeździe.
Co się dzieje, gdy agent się pomyli?
Każde działanie jest w logu i można je cofnąć. Zadania o wysokim ryzyku, na przykład zmiana ceny albo anulacja, zawsze wymagają zatwierdzenia przez człowieka.
Jak wygląda rozliczenie?
Audyt i wdrożenie są wyceniane jednorazowo. Utrzymanie agentów rozliczamy w miesięcznym abonamencie zależnym od liczby agentów i wolumenu zadań.
Kontakt
Jestem zainteresowany usługą „Automatyzacje AI dla hoteli”
Napisz kilka słów o hotelu i celu. Wrócimy z krótką diagnozą i propozycją zakresu.
