Informacje prawne

Polityka prywatności

Wyjaśniamy, jakie dane zbieramy na stronie hotelspot.pl, po co, komu je powierzamy i jakie masz prawa.

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Spotstay Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Cystersów 13/6, 31-553 Kraków, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod numerem 0001096818, NIP: 6762665735, REGON: 528200240 (dalej: „my”). W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@hotelspot.pl albo na adres siedziby.

Polityka dotyczy strony hotelspot.pl (wersje PL, EN, DE) i usług na niej dostępnych: formularzy, kalkulatora, bezpłatnego audytu i zamówień pełnego audytu. Przetwarzanie danych w aplikacji hotelspot dla hoteli i ich gości opisują odrębne dokumenty (Regulamin aplikacji i umowy z hotelami).

Jakie dane przetwarzamy

Formularze kontaktowe, prezentacji i partnerski: imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa firmy lub hotelu, stanowisko, treść wiadomości i inne dane, które wpiszesz.
Kalkulator: parametry kalkulacji i adres e-mail, na który wysyłamy wynik.
Bezpłatny audyt: adres strony, nazwa obiektu, lokalizacja, typ obiektu, e-mail do wysyłki raportu, Twoje zgody i wynik audytu.
Pełny audyt: dane zamawiającego (imię i nazwisko, e-mail, telefon), dane do faktury (firma, NIP, adres), dane obiektu i lista podstron, wybrany wariant, forma i status płatności.
Wyszukiwarka obiektu w Google: fraza, którą wpisujesz, i identyfikator wybranego obiektu.
Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, czas i adres odwiedzonej strony (logi serwera i ochrona przed nadużyciami).
Pliki cookie i podobne technologie: opisujemy je w Polityce cookies.

Audyt analizuje publicznie dostępne informacje o obiekcie: jego stronę, wyniki wyszukiwania i odpowiedzi asystentów AI. Do dostawców wyszukiwarek i AI przekazujemy dane obiektu (nazwę, lokalizację, adres strony), a nie Twoje dane kontaktowe.

Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na wiadomość, umówienie prezentacji, rozmowy o współpracy

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes: kontakt z osobami, które do nas piszą)

Wykonanie bezpłatnego audytu i wysłanie raportu, wysłanie wyniku kalkulatora

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. b (świadczenie usługi, o którą prosisz)

Kontakt w sprawie audytu po jego wykonaniu

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda z formularza audytu)

Zawarcie i wykonanie umowy o pełny audyt, obsługa płatności i reklamacji

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. b

Wystawienie faktur i prowadzenie księgowości

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki z przepisów podatkowych i o rachunkowości)

Newsletter i informacje handlowe e-mailem

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)

Statystyki i pomiar skuteczności reklam przez pliki cookie

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda z banera cookies)

Bezpieczeństwo strony, limity zgłoszeń, ochrona przed nadużyciami

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes)

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Podstawa prawna (RODO): art. 6 ust. 1 lit. f

Cel	Podstawa prawna (RODO)
Odpowiedź na wiadomość, umówienie prezentacji, rozmowy o współpracy	art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes: kontakt z osobami, które do nas piszą)
Wykonanie bezpłatnego audytu i wysłanie raportu, wysłanie wyniku kalkulatora	art. 6 ust. 1 lit. b (świadczenie usługi, o którą prosisz)
Kontakt w sprawie audytu po jego wykonaniu	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda z formularza audytu)
Zawarcie i wykonanie umowy o pełny audyt, obsługa płatności i reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b
Wystawienie faktur i prowadzenie księgowości	art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki z przepisów podatkowych i o rachunkowości)
Newsletter i informacje handlowe e-mailem	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)
Statystyki i pomiar skuteczności reklam przez pliki cookie	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda z banera cookies)
Bezpieczeństwo strony, limity zgłoszeń, ochrona przed nadużyciami	art. 6 ust. 1 lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes)
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych oznaczonych jako wymagane nie odpowiemy na wiadomość, nie wyślemy raportu ani nie przyjmiemy zamówienia. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne.

Komu powierzamy dane

Korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia albo jako odrębni administratorzy w zakresie własnych usług:

Vercel Inc.

Zakres: hosting strony i obsługa formularzy

Google Ireland Ltd. / Google LLC

Zakres: infrastruktura audytu i baza danych (Google Cloud, Firebase), poczta e-mail (Google Workspace), Google Analytics, wyszukiwarka obiektów (Places API), Gemini i PageSpeed Insights, Google Fonts

Resend Inc.

Zakres: dostarczanie powiadomień o zgłoszeniach z formularzy

Slack Technologies

Zakres: wewnętrzne powiadomienia o zgłoszeniach

Stripe Payments Europe Ltd.

Zakres: płatności online (nie przechowujemy danych kart)

Microsoft Ireland Operations Ltd.

Zakres: Microsoft Clarity (po zgodzie na pliki analityczne)

Meta Platforms Ireland Ltd.

Zakres: piksel Meta i Conversions API (po zgodzie na pliki marketingowe)

OpenAI, Perplexity AI, xAI, DataForSEO

Zakres: odpowiedzi asystentów AI i dane z wyników wyszukiwania w audycie; otrzymują wyłącznie dane obiektu, nie Twoje dane kontaktowe

Dostawca	Zakres
Vercel Inc.	hosting strony i obsługa formularzy
Google Ireland Ltd. / Google LLC	infrastruktura audytu i baza danych (Google Cloud, Firebase), poczta e-mail (Google Workspace), Google Analytics, wyszukiwarka obiektów (Places API), Gemini i PageSpeed Insights, Google Fonts
Resend Inc.	dostarczanie powiadomień o zgłoszeniach z formularzy
Slack Technologies	wewnętrzne powiadomienia o zgłoszeniach
Stripe Payments Europe Ltd.	płatności online (nie przechowujemy danych kart)
Microsoft Ireland Operations Ltd.	Microsoft Clarity (po zgodzie na pliki analityczne)
Meta Platforms Ireland Ltd.	piksel Meta i Conversions API (po zgodzie na pliki marketingowe)
OpenAI, Perplexity AI, xAI, DataForSEO	odpowiedzi asystentów AI i dane z wyników wyszukiwania w audycie; otrzymują wyłącznie dane obiektu, nie Twoje dane kontaktowe

Dane mogą otrzymać także biuro rachunkowe, kancelaria prawna i organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy.

Przekazywanie danych poza EOG

Część dostawców ma siedzibę albo serwery w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework (dla certyfikowanych firm) albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.

Jak długo przechowujemy dane

Wiadomości i zgłoszenia z formularzy: do zakończenia rozmów, a następnie do 3 lat od ostatniego kontaktu.
Wyniki i raporty audytów: do 24 miesięcy od wykonania audytu.
Zamówienia i faktury: 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Newsletter i kontakt na podstawie zgody: do cofnięcia zgody.
Dane do obrony przed roszczeniami: do upływu terminu przedawnienia.
Dane techniczne do ochrony przed nadużyciami: kilka dni; logi serwera według zasad dostawcy hostingu.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem: link w wiadomości, e-mail do nas albo „Zarządzaj plikami cookie” w stopce strony.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Bezpieczeństwo

Strona korzysta z szyfrowanego połączenia (HTTPS). Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby. Dane kart płatniczych obsługuje bezpośrednio Stripe, my ich nie otrzymujemy.

Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy przy zmianie usług lub dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

Ostatnia aktualizacja: 30 września 2026