ChatGPT-Assistenten für Hotels

Was ist im Paket

Jeder Ordner ist ein fertiger Assistent. Darin finden Sie drei Dinge: instrukcje.txt (der Text zum Einfügen), nazwa-opis-startery.txt (Name, Beschreibung und Gesprächsstarter) und den Ordner wiedza mit Dateien zum Hochladen.

So erstellen Sie ein eigenes GPT

Voraussetzungen: Eigene GPTs erstellen Sie nur mit einem kostenpflichtigen ChatGPT-Tarif. Ihr Team kann das fertige GPT nutzen, wenn Sie es freigeben.

1. 1 Entpacken Sie das Paket und füllen Sie Profil-hotelu-do-uzupelnienia.txt aus (Hotelprofil: Name, Zimmer, Kommunikationsstil, Preise, Regeln). Speichern Sie die Datei als dane-hotelu.md und ersetzen Sie damit die leere Datei im Ordner wiedza des gewählten Assistenten. Der Schritt ist optional, verbessert die Ergebnisse aber deutlich.
2. 2 Öffnen Sie in ChatGPT GPTs (GPTs erkunden), klicken Sie auf Erstellen und wechseln Sie zum Tab Konfigurieren.
3. 3 Tragen Sie Name und Beschreibung aus nazwa-opis-startery.txt ein und fügen Sie den gesamten Inhalt von instrukcje.txt in das Feld Anweisungen (Instructions) ein.
4. 4 Fügen Sie die Gesprächsstarter (Conversation starters) aus derselben Datei hinzu.
5. 5 Laden Sie im Bereich Wissen (Knowledge) alle Dateien aus dem Ordner wiedza hoch.
6. 6 Aktivieren Sie unter Funktionen (Capabilities) Code Interpreter und Datenanalyse (nötig für Berichte, Auswertungen und Word- oder Excel-Dateien). Websuche und Bildgenerierung sind optional und helfen beim Marketing.
7. 7 Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie, wer Zugriff hat: nur Sie, alle mit dem Link oder Ihr ganzes Team im Business-Tarif.

Die Bezeichnungen der Schaltflächen können je nach Version und Sprache von ChatGPT leicht abweichen.

Spezialisierte Assistenten

Die Anweisungen und Dateinamen der Assistenten sind auf Polnisch (instrukcje.txt = Anweisungen, wiedza = Wissen). ChatGPT antwortet trotzdem in der Sprache, in der Sie schreiben, also auch auf Deutsch.

• Antworten auf Bewertungen

  01-odpowiedzi-na-opinie/

  Antworten auf Bewertungen bei Booking.com, Google und TripAdvisor in der Sprache des Gastes, mit Fingerspitzengefühl bei schwierigen Fällen und einer Notiz für das Team.

  „Beantworte diese Booking.com-Bewertung: …“

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• Gruppen- und MICE-Angebote

  02-oferty-grupowe-mice/

  Aus der Kundenmail ein vollständiges Angebot für Konferenz, Schulung, Event oder Hochzeit, mit Kostentabelle netto und brutto. Erfindet keine Preise.

  „Eine Firma fragt nach einer Tagung für 35 Personen, erstelle ein Angebot: …“

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• Revenue-Bericht

  03-raport-revenue/

  Belegung, ADR, RevPAR, Kanäle und Empfehlungen aus dem PMS-Export, im Code berechnet und mit Budget und Vorjahr verglichen.

  „Im Anhang der PMS-Bericht für Oktober, wir haben 85 Zimmer.“

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• Marketingtexte

  04-tresci-marketingowe/

  Beschreibungen von Zimmern und Paketen, Posts, Newsletter, Texte für Booking und Google. Konkret, ohne abgenutzte Floskeln.

  „Schreibe 3 Instagram-Posts über unser Spa-Paket.“

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• Housekeeping-Standards

  05-standardy-housekeeping/

  Zimmer-Checklisten, SOPs, Tagesplan für Zimmermädchen und Prioritäten bei Mängeln, auch zweisprachig.

  „Checkliste für ein Abreisezimmer auf Deutsch und Ukrainisch.“

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• Einarbeitung im Team

  06-onboarding-pracownika/

  Einarbeitungspläne, Gesprächsleitfäden, Quiz und Rollenspiele, in denen der Assistent einen anspruchsvollen Gast spielt.

  „Spiele einen verärgerten Gast beim Check-in.“

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• Gästekommunikation

  07-komunikacja-z-gosciem/

  Mails und SMS von der Buchung bis zur Bitte um eine Bewertung, mit PMS-Feldern, sowie Antworten auf Gästefragen in ihrer Sprache.

  „Pre-Arrival-Mailsequenz in 3 Sprachen.“

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• Analyse von Bewertungen und Umfragen

  08-analiza-opinii-i-ankiet/

  Hunderte Bewertungen und Umfragen als NPS, Trends, Top-Probleme und Maßnahmenplan für jede Abteilung.

  „Im Anhang die Bewertungen aus dem 3. Quartal. Was sollen wir verbessern?“

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Alternative: ein Projekt in ChatGPT

Wenn Ihr Tarif Projekte unterstützt, können Sie statt eines GPT ein Projekt anlegen, etwa „Hotel Panorama“. Fügen Sie den Inhalt von instrukcje.txt in seine Anweisungen ein und laden Sie die Dateien aus dem Ordner wiedza zu den Projektdateien hoch. Alle Chats im Projekt folgen dann diesen Regeln.

Passen Sie die Assistenten an Ihr Hotel an

Datei mit dem Hotelprofil: profil-hotelu-do-uzupelnienia.txt (im Paket als Profil-hotelu-do-uzupelnienia.txt).

Gute Praxis

• Vor dem Senden prüfen. Der Assistent bereitet einen Entwurf vor, Entscheidung und Unterschrift bleiben beim Menschen. Besonders bei Preisen, Bedingungen und Antworten auf schwierige Bewertungen.
• Gästedaten schützen. Für Auswertungen reichen anonymisierte Exporte. Fügen Sie keine Kartennummern oder Ausweisdokumente ein. Prüfen Sie in den ChatGPT-Einstellungen, ob Ihre Chats zur Verbesserung der Modelle genutzt werden dürfen, und schalten Sie das bei Hoteldaten aus.
• Regeln bestätigen. Lassen Sie Mehrwertsteuersätze in Angeboten von der Buchhaltung prüfen und die Regeln für Marketingnachrichten von der verantwortlichen Person für Datenschutz (DSGVO).
• Datenanalyse aktivieren. Revenue-Berichte, Umfrageauswertungen sowie Word- und Excel-Dateien brauchen Code Interpreter und Datenanalyse in den GPT-Einstellungen.