Karta meldunkowa w hotelu

Karta meldunkowa służy hotelowi do ewidencji gości, rozliczeń i bezpieczeństwa. Jej zakres wynika z przepisów oraz regulaminu obiektu i powinien uwzględniać zasady ochrony danych osobowych (RODO): hotel zbiera tylko dane, których naprawdę potrzebuje, i informuje gościa, w jakim celu je przetwarza. Dla gości z zagranicy zakres danych może być inny niż dla obywateli Polski.

Jak to wygląda w praktyce

Przy zameldowaniu recepcjonista prosi o dokument, przepisuje dane do systemu PMS albo drukuje kartę do podpisu. Przykład: przy grupie 30 osób z biura podróży wypełnianie kart zajmuje recepcji kilkadziesiąt minut, a błędy w przepisywaniu danych z paszportów trzeba potem poprawiać. Dlatego wiele hoteli prosi o dane przed przyjazdem albo skanuje dokument.

Typowe pola karty meldunkowej:

• imię i nazwisko, adres zamieszkania,
• rodzaj i numer dokumentu (dla wybranych gości),
• daty przyjazdu i wyjazdu, numer pokoju,
• zgody i podpis gościa.

Jak to wygląda z technologią

Na ekranie Digital Pod w hotelspot gość sam potwierdza dane rezerwacji i skanuje dowód lub paszport, a dane trafiają do systemu PMS razem ze statusem pobytu. Recepcja nie przepisuje danych ręcznie i włącza się tylko wtedy, gdy coś wymaga wyjaśnienia.