Gästeservice und Rezeption
Meldeschein (Hotel)
Der Meldeschein ist das Formular, auf dem Beherbergungsbetriebe in Deutschland die gesetzlich vorgeschriebenen Daten ihrer Gäste erfassen; Grundlage ist das Bundesmeldegesetz (BMG).
1 Min. Lesezeit · Aktualisiert: 28. September 2026
Nach dem Bundesmeldegesetz müssen Hotels und andere Beherbergungsbetriebe für bestimmte Gäste einen besonderen Meldeschein ausfüllen lassen, aufbewahren und auf Verlangen den Behörden vorlegen. Erfasst werden unter anderem Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Ankunfts- und Abreisetag sowie bei ausländischen Gästen Angaben zum Ausweisdokument. Die Regeln wurden in den vergangenen Jahren mehrfach geändert, etwa zur digitalen Erfassung und dazu, welche Gäste meldepflichtig sind.
So sieht es in der Praxis aus
Beispiel: Eine Reisegruppe mit 30 Personen aus dem Ausland reist in ein Hotel in Heidelberg an. An der Rezeption werden Daten aus den Pässen übertragen und die Meldescheine unterschrieben. Das dauert, und Tippfehler müssen später korrigiert werden. Viele Hotels erfassen die Daten deshalb vorab online oder per Ausweisscan.
So hilft Technik
Am Digital Pod von hotelspot bestätigt der Gast seine Buchungsdaten und scannt Ausweis oder Reisepass; die Daten gehen zusammen mit dem Aufenthaltsstatus an das PMS. Ob und wie das den digitalen Meldeschein nach BMG abdeckt, sollte das Hotel mit seinem PMS-Anbieter klären. Siehe auch digitaler Meldeschein.
Häufige Fragen
- Ist der Meldeschein im Hotel Pflicht?
- Für meldepflichtige Gäste ja, nach dem Bundesmeldegesetz. Welche Gäste aktuell meldepflichtig sind, sollte in der geltenden Fassung des BMG geprüft werden.
- Wie lange muss ein Hotel Meldescheine aufbewahren?
- Das BMG legt eine Aufbewahrungsfrist fest, danach sind die Meldescheine zu vernichten. Die genaue Frist bitte in der aktuellen Fassung prüfen.
